Organizacja projektu w branży budowlanej

Organizacja projektu w branży budowlanej w znacznej większości będzie podobna do tej, którą można spotkać w innych dużych firmach. Jednak pewne specyficzne rozwiązania będą się pojawiać i dlatego ważne jest – przed publikacją kilku następnych tekstów – określić ramy, w których się poruszamy. Ten tekst nie będzie poświęcony metodykom i narzędziom ale ludziom i podziałowi odpowiedzialności pomiędzy nich. Z tego względu zastosowany został podział na pary podobnych funkcji i wskazanie różnic oraz podobieństw pomiędzy nimi.

Kierownik projektu i kierownik działu

W dużych firmach zespoły inżynieryjne stanowią odrębne działy posiadające swojego przełożonego. Podział przebiega najczęściej albo po zakresie kompetencji (elektryka, konstrukcja, architektura) albo po fazie projektu (przygotowanie, realizacja, akwizycja). Jednak niezależnie od tego jak administracyjnie podzieleni są pracownicy – konflikt występuje niemal w każdej firmie. Naturalnym dążeniem kierownika projektu jest zysk na projekcie oraz dostarczenie efektu Klientowi w oczekiwanym czasie. Może się wydawać, że szef działu będzie miał ten sam cel, ale rzeczywistość pokazuje, że jest to rzadkość. Wynika to z różnych powodów, których wymienienie może stanowić odrębny tekst i dlatego nie chcę się tutaj na nich skupiać. Z punktu widzenia tego artykułu najważniejsze jest zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności tych dwóch stanowisk. Zatem kierownik projektu odpowiada za budżet, harmonogram i zawartość projektu którym się zajmuje, ale ma niewielki wpływ na ludzi, którzy dane zlecenie realizują. Przełożenie na ludzi ma natomiast menedżer liniowy, odpowiadający za prowadzony przez siebie zespół – zajmuje się zarówno sprawami administracyjnymi, jak chociażby urlopy czy wynagrodzenia, ale także sprawami z obszarów miękkich (rozwiązywanie konfliktów, motywacja i zaangażowanie) i operacyjnymi (pozyskiwanie zleceń, weryfikacja merytoryczna pracy, podział zadań w zespole i przydzielanie do projektów). Kierownik działu (lub zespołu) nie funkcjonuje w rzeczywistości projektu, tylko niejako obok, jako funkcja teoretycznie wspierająca.

Projektanci wiodący i projektanci branżowi

Zespół wielobranżowy, składający się z kilkudziesięciu specjalistów nie może być dowodzony bezpośrednio przez kierownika projektu. Z tego powodu w każdej branży wyznaczony zostaje lider, który odpowiada za funkcjonowanie zespołu specjalistów i komunikuje się bezpośrednio z szefem projektu. Funkcja ta jest z reguły powierzana specjaliście o największym doświadczeniu (co bywa błędem, o czym w kolejnych tekstach) i jest funkcją częściowo menadżerską. Projektant wiodący raportuje bezpośrednio do kierownika projektu z jednej strony ale odpowiada także przed menadżerem liniowym, którego formalnie nadal jest podwładnym.
Projektanci branżowi to specjaliści, którzy osobiście wykonują pracę i dostarczają produkt Klientowi. Administracyjnie podlegają bezpośrednio kierownikowi działu, natomiast operacyjnie w trakcie trwania projektu wykonują polecenia i są rozliczani przez projektanta wiodącego. Schodząc niżej można wymienić jeszcze asystentów, czyli inżynierów wykonujących mniej złożone czynności projektowe, jednak co do zasady ich funkcjonowanie jest zbliżone do działań projektantów branżowych, z tą różnicą, że powierza się im prostsze zadania i ktoś inny bierze odpowiedzialność za ich działania.

Inżynier projektu i koordynator (BIM)

Inżynier projektu to funkcja wspierająca, która pojawia się na dużych i złożonych projektach wielobranżowych. Odpowiada za wszystko co dzieje się w zespole projektowym (w tym za koordynację i poprawność rozwiązań) odciążając tym samym kierownika projektu, który skupia się na Kliencie i aspektach formalno-finansowych. W największym uproszczeniu można przyjąć, że inżynier projektu odpowiada za relacje i komunikację wewnętrzną, natomiast kierownik projektu za komunikację zewnętrzną. Te dwie funkcje uzupełniają się i współpracują ze sobą bezpośrednio, przez co często zakres ich obowiązków może się pokrywać i przenikać. Z punktu widzenia kierownika projektu najważniejsze jest odpowiednio ułożyć współpracę ze swoim głównym inżynierem i na samy początku projektu jasno określić zakres obowiązków i punkty styku.
Z kolei zadanie koordynatora jest ograniczone do pilnowania punktów styku pomiędzy branżami i taki podział zadań, by odpowiednie elementy projektu były wykonywane w odpowiednim czasie lub kolejności. Czasami rola koordynatora projektu jest funkcją w zasadzie menadżerską, co ma czasami miejsce w mniejszych firmach, które oficjalnie nie posiadają stanowiska kierownika projektu.

Sponsor projektu i dyrektor projektu

Funkcja zaczerpnięta bezpośrednio z metodyki PMBoK – odpowiada za kontakt z Klientem na poziomie menadżerów wyższego szczebla, pomaga rozwiązywać problemy i udrażniać komunikację. Funkcję tą pełni zazwyczaj menadżer wyższego szczebla, posiadający duże doświadczenie w obszarze lub branży, w której realizowany jest dany projekt. Jest zatem także mentorem dla kierownika projektu, dzieląc się swoim doświadczeniem zarówno technicznym jak i menadżerskim. Sponsor projektu to newralgiczne stanowisko, które działa w tle procesu, jednak często jest warunkiem sukcesu całego przedsięwzięcia.
Dyrektor projektu to natomiast stanowisko analogiczne do kierownika projektu i tworzone najczęściej w dwóch przypadkach: przy realizacji bardzo dużego projektu dla jednego Klienta, który dzielony jest na mniejsze fragmenty, zarządzane przez kierowników projektu albo w przypadku bardzo prestiżowych inwestycji. W pierwszym wariancie dyrektor projektu zarządza pracą kilku kierowników, odpowiadając przed klientem i zarządem za całość procesu, natomiast w drugim – jest to działanie nastawione na zwiększenie znaczenia projektu i samego człowieka w projekcie. Jest jeszcze trzeci powód, niezwiązany z samym procesem i są to widełki płacowe. Czasami, w przypadku większych zarobków ze względu na wewnętrzne regulacje firmy, tworzy się stanowisko dyrektorskie, żeby wyjątkowemu pracownikowi dać możliwość otrzymywania wyższego wynagrodzenia.

Planista i kosztorysant

W projektach, które wymagają przygotowania skomplikowanego harmonogramu tworzone jest stanowisko planisty. Co do zasady jest to człowiek odpowiedzialny tylko i wyłącznie za przygotowanie i późniejsze modyfikacje harmonogramu – natomiast nie odpowiada za jego egzekwowanie, co jest zadaniem kierownika projektu. Planista najczęściej wykonuje polecenia i wprowadza w życie wizję i pomysł menadżera, zdarza się jednak, że posiadając duże doświadczenie i wiele zrealizowanych inwestycji służy także wsparciem merytorycznym i potrafi wprowadzić optymalizacje do tworzonego harmonogramu. Zadaniem kosztorysanta jest natomiast przygotowanie wycen inwestycyjnych (CAPEX) i czasami operacyjnych (OPEX) dla projektowanych inwestycji. Najczęściej posiada także doświadczenie i wykształcenie inżynieryjne, dlatego zdarza się, że dobry kosztorysant potrafi także wyciągnąć błędy projektowe – ze względu na specyfikę swojego zadania analizuje dokumentację także pod kątem technicznym i potrafi zwrócić uwagę na aspekty, na które nie zwrócił uwagi projektant. Coraz częściej kosztorysant jest angażowany w projekt już od fazy koncepcyjnej – klienci kładą coraz większy nacisk na koszty inwestycyjne, a obecność tej funkcji pozwala kontrolować te koszty już od samego początku procesu. Natomiast połączenie umiejętności inżyniera od kosztów z nowoczesnymi technologiami (BIM) może dać ciekawe efekty i dużą wartość dodaną.

Construction Manager i Kierownik Budowy

Najczęściej mylone funkcje, co może mieć opłakane skutki. Rozróżnienie tych dwóch stanowisk jest kluczowe zwłaszcza w przypadku zleceń dla zagranicznych inwestorów, ze względu na problem z tłumaczeniem. Klient świadomy polskich procesów budowlanych będzie używał (najczęściej w nawiasie) także polskiego określenia, by uniknąć nieporozumień. Często jednak tego dopowiedzenia brakuje – dlatego lepiej w tłumaczeniach używać rozróżnienia Construction Manager oraz Site Manager, gdzie pierwsze będzie oznaczało, właśnie – kogo? Construction Manager może być w dużym uproszczeniu traktowany jako kierownik projektu, tylko w fazie realizacji – tam, gdzie pojawia się już plac budowy. Uproszczenie spore, bo w procesie nadal będzie obecny właściwy kierownik projektu, który odpowiada za całość procesu, podczas gdy Construction Manager odpowiada za tą jego część, która dotyczy budowy. Od kierownika budowy różnie się jednak tym, że nie ma umocowania w prawie budowlanym i nie musi posiadać uprawnień budowlanych. Kierownik budowy będzie zatem odpowiadał za wszystko co jest związane z trwaniem budowy od strony technicznej – jego rola jest zdefiniowana w odpowiedniej ustawie. Construction Manager to funkcja wewnętrzna firmy zajmującej się zarządzaniem projektem (zwłaszcza w formule EPCM) i skoncentrowana na aspektach procesowych (budżet, zakres, podwykonawcy, koordynacja stron procesu).

Podsumowanie

Poniższa lista nie wyczerpuje wszystkich stanowisk, które występują w procesie inwestycyjnym, ale nie takie jest jej zadanie. Celem tego artykuły jest po pierwsze zdefiniowanie tych najważniejszych funkcji, a po drugie wyjaśnienie najczęściej występujących nieporozumień.

Dlatego też, w podsumowaniu warto sprowadzić powyższe opisy do zestawienia na zasadzie kontrastu, które wygląda następująco:

  1. Kierownik projektu i kierownik działu, czyli zarządzanie projektem i zarządzanie ludźmi.
  2. Projektanci wiodący i projektanci branżowi, czyli lider zespołu branżowego i inżynierowie-specjaliści.
  3. Inżynier projektu i koordynator, czyli merytoryczne wsparcie zarządzania i organizacyjne wsparcie zarządzania.
  4. Sponsor projektu i dyrektor projektu, czyli wsparcie kierownika projektu i zarządzanie kierownikami projektu.
  5. Planista i kosztorysant, czyli wsparcie w zakresie harmonogramu i wsparcie w zakresie czasu.
  6. Construction Manager i kierownik budowy, czyli odpowiedzialność za proces w trakcie realizacji i odpowiedzialność za budowę w trakcie realizacji.

Ten tekst jest częścią większego cyklu, który powstaje w trudach i nawet jeśli pojęcia w nim zawarte wydają się banalne i niewarte definicji – nadal warto to zrobić, by mieć punkt odniesienia i wyrównać poziom wiedzy. We wszystkich kolejnych tekstach dotyczących zarządzania w branży budowlanej, jeśli pojawi się określenie z powyższej listy, to będzie oznaczać dokładnie to co zostało zdefiniowane w tym tekście.