Praca hybrydowa nie ma prawa się udać. Nie w sposób, w który rozumie ją większość polskich firm. Od tego muszę zacząć – w jaki sposób jet rozumiana praca hybrydowa?

W tej chwili mówiąc o prądy hybrydowej organizacje mają na myśli jedno z dwóch rozwiązań:

• część zespołu pracuje zdalnie a część stacjonarnie,
• zespół pracuje część tygodnia w biurze a część w domu.

Oba te rozwiązania nie działają a przyczyny niedziałania leżą w samej idei takiego podejścia.

Zespół zdalno-stacjonarny

Zakładam, że każdy wybrał miejsce, w którym pracuje i nikt nie został zmuszony ani do pracy w biurze ani do przeniesienia się do domu. Bez tego założenia dalsze rozważanie nie ma żadnego sensu, bo sprowadza się do wniosku, że pracownik zmuszony, to pracownik skrajnie zdemotywowani i jest dla firmy stracony.

To nie jest tak, że każdy wybrał swoje miejsce i swój styl pracy a potem się rozeszliśmy w pokoju i nic się nie zmieniło. Pracownicy stacjonarni nadal będą uprzywilejowani i nieświadomie traktowani przez szefów jako pracownicy lepszej kategorii. Są w biurze, są widoczni, są bliżej decydentów. Ich sytuacja będzie lepsza. Pracownicy zdalni w końcu staną się satelitami, które krążą wokół, ale nigdy tak naprawdę nie stają się częścią zespołu. Brak ich związania z zespołem oznacza jedno – będą odchodzić. Prędzej czy później zaczną się zwalniać.

Na takim rozwiązaniu cierpi także jakość realizowanych projektów, dla której podstawą jest zespół i poziom jego zdrowia. Brak zespołu niemal zawsze oznacza obniżoną jakość projektu, brak koordynacji, przeciążenie menadżera i w rezultacie jego wypalenie. Budowanie zespołu ze zbioru ludzi jest kluczowe. ¹

Zgoda na to, żeby trzon zespołu pracował w biurze, a wybrani członkowie zdalnie jest proszeniem się o kłopoty. Wracają do założenia, że w biurze pracują ochotnicy – ludzie ci będą budować między sobą jeszcze mocniejsze relacje niż dotychczas, a pracownicy zdalni będą jeszcze bardziej odcinani od całości zespołu i w rezultacie firmy. To relacje sprawiają, że ludzie pracują w organizacjach kilkanaście lat i to relacje sprawiają, że realizacja dużych projektów jest w ogóle możliwa.

I wreszcie – to relacje sprawiają, że ludzie zachowują zdrowie psychiczne.

Dwa dni tu, trzy dni tam

A kolejne dwa nas nie obchodzą, ale dokończysz ten raport w sobotę?

Warunek podstawowy: wszyscy pracownicy mają komputery przenośne. Nie mają? Właśnie stworzyliśmy dwie kategorie pracowników i dalsze rozważania można w tym miejscu zakończyć.

Po tym jak już zainwestowaliśmy i każdy może przenosić sprzęt pomiędzy domem a biurem pojawia się kolejna wątpliwość – jak to ustalić? Taki styl pracy prędzej czy później doprowadzi w każdej firmie do zmniejszenia wynajmowanej powierzchni, bo ludzie przecież mogą przychodzić do biura na zmianę, dzięki czemu potrzebujemy mniej biurek i w rezultacie płacimy mniej za powierzchnię. Tylko po co do tego biura w ogóle przychodzić, jeśli zespół i tak nie jest w stanie się spotkać i popracować chociażby przez dwa dni wspólnie? To nadal jest praca zdalna, tylko z innego miejsca. Nadal wszystkie spotkania odbywają się przez Teamsa, Slacka, Zooma, czy (brrrr) Skype for Business. To niczego nie zmienia.

Mamy wystarczającą przestrzeń, żeby wszyscy mogli pracować razem? Wspaniale, cały zespół pojawia się na miejscu w środę i czwartek i wspólnie pracują nad projektem w obszarach, które wymagają koordynacji, a po powrocie do domu kończą te obszary, które wymagają pracy w skupieniu i samotności. Tylko ilu jest menadżerów, którzy potrafią tak planować projekt? Ilu jest specjalistów, którzy potrafią tak zarządzać swoimi własnymi zadaniami? I wreszcie problem najważniejszy: ile czasu i energii zajmuje przeniesienie stanowiska pracy, nawet jeśli to jeden laptop?

Kilka godzin.

Zmiana kontekstu jest dla naszego umysłu dużym wyzwaniem, przeniesienie laptopa w nowe miejsce oznacza inny kolor ścian, inne biurko, inną ścieżkę do kuchni. To wszystko ma znaczenie, sprawia, że umysł traci przez kilka godzin energię, którą mógłby przeznaczyć na coś innego. A do tego dochodzą koledzy, których nie widzieliśmy przez tydzień, uruchamia się aspekt socjalizacyjny ² i w ogóle wszystko jest inaczej. Ludzki umysł wybierze miejsce, w którym pracuje mu się lepiej – zależnie od jednostki albo biuro albo dom – i w tym drugim miejscu będzie po prostu czekał na koniec dniówki. Realna produktywność pracownika ograniczy się zatem do dwóch albo trzech dni w tygodniu. Poziom zadowolenia z pracy będzie także niski, bo skoro pracuję dobrze w domu, to po co każą mi tu przyjeżdżać? Firmy zaczynają w tym momencie ulegać i pozwalać części pracowników nie pojawiać się w biurach w ogóle i wracamy do punktu poprzedniego.

To jakie są rozwiązania tych problemów?

Przestań się oszukiwać. Zdecyduj się. Czy budujesz firmę w pełni zdalną czy w pełni stacjonarną. Od tej decyzji zależy, jakie narzędzia wdrażać, jaką formę komunikacji proponujesz i jak prowadzisz ludzi. Jasne, nie ma nic złego w tym, żeby firma całkowicie zdalna miała nieduże biuro (albo biura w różnych miastach), gdzie ludzie mogą omówić jakieś rozwiązanie na żywo, albo po prostu zmienić otoczenie. Ale nadal jest to praca zdalna, bo taka jest kultura firma. Nie ma nic złego, żeby firma całkowicie stacjonarna pozwalała pracownikom raz na jakiś czas popracować w domu, żeby dokończyć dokumenty wymagające skupienia, czy po prostu wyciszyć głowę. Ale decyzja musi zostać podjęta. Nie ma czegoś takiego jak praca hybrydowa, to mit, który wymyślono w zeszłym roku, żeby uspokoić zarówno zarządy korporacji jak i pracowników każdego szczebla. Wprowadzimy pracę hybrydową to obietnica, którą składano na każdej prezentacji i przy każdej okazji. Pracę hybrydową czyli co? Będziemy udawać, że pracujemy w biurze siedząc w domach, czy będziemy udawać, że pracujemy zdalnie siedząc w biurze?

Zdecyduj się, wybierz kierunek ³ i konsekwentnie realizuj to co postanowiłeś. Innego wyjścia nie ma. Tylko stosuj odpowiednie narzędzia. Jeśli firma pracuje zdalnie, to wykorzystuje narzędzia pracy zdalnej, w dobry i mądry sposób. ⁴ Jeśli pracuje stacjonarnie – to nie ma miejsca na spotkania on-line, jeśli obok stoi wielka i pusta sala konferencyjna.

Przestańmy wszyscy powtarzać mantrę praca hybrydowa bo to nie rozwiązuje żadnego problemu, a tworzy kilka kolejnych.