Ze względu na różne okoliczności prywatne i zawodowe postanowiłem uporządkować i zrewidować swój warsztat pracy, co sprowadzało się do ponownego przyjrzenia się pięciu narzędziom, z których korzystam:

1. Lista zadań
2. Notatki
3. Kalendarz
4. Poczta elektroniczna.
5. KomunikatoryZadanie okazało się zdecydowanie bardziej wymagające niż początkowo zakładałem, ale drobne trudności stały się doskonałą motywacją do zadania sobie pytania czy naprawdę tego potrzebuję… wiele razy. Stwierdziłem także, że może moje przemyślenia, odpowiedzi i rozwiązania mogą się komuś przydać i pomóc, ewentualnie dać wgląd w to, jak pracuje umysł drugiego człowieka. Co także jest bardzo cennym i ciekawym doświadczeniem.

Wstęp

Zanim przejdę dalej, do opisu właściwych narzędzi i rozwiązań, chcę podkreślić kilka rzeczy.

1. Jestem absolutnym minimalistą jeśli chodzi o używane narzędzia i instalowane oprogramowanie. Uważam, że nawet najprostszy plik notatnika powinien wystarczyć do realizacji zadań, bo to nie w narzędziach jest problem, tylko w ich operatorze.
2. Nie zarządzam projektami wykorzystując programy do zarządzania zadaniami (a za takie uznaję Przypomnienia, Things, Todoist, Trello, Asanę, MS Planner, MS To Do i inne podobne). Do zarządzania projektami są inne, dedykowane narzędzia, istnieje też duża różnica między zarządzaniem projektami i zarządzaniem zadaniami, o czym napiszę wkrótce.
3. Pocztę elektroniczną i komunikatory traktuję jako zło konieczne, rozmowy i spotkania to nie jest dla mnie praca, tylko marnowanie czasu, pomijając oczywiście te, które służą utrzymaniu relacji, ale one nie dzieją się w pracy.
4. Metoda prób i błędów udało mi się podzielić moje życie na trzy obszary, co może wydawać się odrobinę sztuczne, ale pomaga zarządzać poziomem energii. Tych trzech obszarów staram się uzywać we wszystkich narzędziach, które wykorzystuję.
5. Zarządzanie poziomem energii jest dla mnie ważniejsze niż zarządzanie czasem (sobą w czasie) bo energia kończy mi się w ciągu dnia szybciej niż czas.

Narzędzia

Od listy zadań, przez kalendarz, pocztę elektroniczną i komunikatory. Ta kolejność absolutnie nie jest przypadkowa, o czym za chwilę.

Lista zadań

Korzystam na codzień do zarządzania wszystkimi moim zadaniami z systemowej aplikacji Przypomnienia, dostępnej na wszystkich urządzeniach, z których korzystam. ¹ Nie widzę potrzeby zmiany od długiego czasu i w dającej się przewidzieć perspektywie także jej nie zakładam. Porządki sprowadzały się zatem do zdefiniowania nowych oraz uporządkowania starych list i folderów. Plus wykorzystanie tagów, które zadebiutowały w systemach iOS 15 oraz macOS 12.

Przykładowy zrzut ekranu pokazuje poniżej, wygodniejsze będzie jednak opisanie poszczególnych list, zamiast ich pokazywania na zrzutach, chociażby ze względu na ich obszerność

Wykorzystuję stosy (lub foldery) wprowadzone w poprzedniej wersji Przypomnień, ale kilka list znajduje się poza stosami. Poniżej zestawienie wszystkich list, przy czym pogrubione są nazwy stosów.

• Skrzynka odbiorcza
• Ulubione
• Pomysły
• Przypomnienia
• Administracja
• Osobiste
  • Lista życzeń
  • Rozrywka
  • Edukacja
  • Zdrowie
• Kreatywne
  • Artykuły
  • Książki
  • Grafika
  • Filmy
• Zawodowe
  • Oferty
  • Projekty
  • Analizy
  • Zespół

Co zawierają poszczególne listy?

• Skrzynka odbiorcza ma swój rodowodów w metodologii GTD i stanowi miejsce, gdzie zapisuję wszystko co przychodzi mi do głowy w ciągu dnia i to, co trafi do mnie w dowolnej formie i może zostać uznane za zadanie.
• Ulubione to te zadania, co do których mam pewność, że ich wykonanie sprawi mi przyjemność, wydzieliłem je z innych list, żeby móc w chwilach gorszego nastroju lub apatii zajrzeć do tej konkretnej listy i wybrać sobie coś fajnego do zrobienia. Staram się, żeby zawsze jakieś zadanie tam było, nawet jeśli wymyślone na siłę.
• Pomysły to luźne (i z reguły wielkie) idee, które chciałbym kiedyś zrealizować, ale nie wiem czy docelowo trafią na listę zawodową, czy osobistą, czy staną się grafiką, filmem czy artykułem.
• Przypomnienia, które są w zasadzie listą domyślną, ale lubię ją mieć, trafiają tutaj wszystkie zadania krótkie, wymagające pamiętania o czymś, a nie są częścią czegoś większego.
• Administracja to wszystkie zadania, które pomagają mi ogarnąć rzeczywistość, od rachunków do zapłacenia, przez kopie zapasowe, które wykonuję regularnie aż po telefon do serwisu gwarancyjnego.
• Lista życzeń to spis rzeczy, które chciałbym kiedyś kupić, są tam zarówno programy, jak i urządzenia, pojawiają się tam książki albo filmy, ale rzadziej i tylko jeśli dotyczy to ich fizycznego wydania.
• Edukacja to z jednej strony moje aktywności związane z uczeniem się (czegokolwiek) a z drugiej znalezione w internecie materiały, z którymi chcę się zapoznać.
• Rozrywka podobnie jak wyżej, ale w obszarze rozrywki i relaksu. Ta lista ma z zasady stanowić balans dla listy edukacyjnej, żebym pamiętaj o kilku rzeczach, które stanowią materiał na odrębny i duży wpis.
• Zdrowie zarówno psychiczne jak i fizyczne, tutaj trafiają przypomnienia o umówieniu się do lekarza, sesji medytacji czy wyjściu na spacer. Wydzieliłem listę, żeby podkreślić rangę tych aktywności, zwłaszcza w tym roku.
• Artykuły to zadania związane z pisaniem, ale tych krótszych form, jak chociażby wpisy na bloga, czy artykuły na zlecenie.
• Książki to projekty związane z dłuższymi formami, które – mam nadzieję – kiedyś uda mi się dokończyć. Będzie to niemałym sukcesem, zważywszy na to, kiedy ta lista została przeze mnie utworzona.
• Grafika to zarówno publikacje cyfrowe (DTP) jak i grafika wektorowa i w mniejszym wymiarze – zdjęcia. Wszystko co dotyczy zabawy formą trafia tutaj.
• Filmy podobnie jak lista z grafiką to wszystkie aktywności związane z zabawą formą, ale tym razem ruchomą. I nagrywanie i montaż, cokolwiek związanego z projektami filmowymi.
• Oferty – ta lista zawiera wszystkie zadania związane z ofertami handlowymi, za które jestem odpowiedzialny w pracy.
• Projekty to zadania związane z projektami zawodowymi, zatem inżynieryjnymi, które realizuję w pracy w dowolnej funkcji.
• Analizy to zadania związane z badaniami i rozwojem oraz opracowaniami strategicznymi, trafia tutaj wszystko, co dzieje się jeszcze przed ofertami i na długo przed projektami. Wszystkie opracowania, które mają wyznaczać długoterminową strategię – rozpoczynają się tutaj.
• Zespół jest listą rzadziej ostatnio używaną, ale zostawiłem dla porządku, bo gromadzi wszystkie zadania związane z zarządzaniem zespołem i zadaniami delegowanymi.

Filtry automatyczne

Oprócz opisanych powyżej list jest także stos zawierający filtry, czyli listy aromatyczne utworzone na podstawie tagów oraz innych informacji zawartych w zadaniach. Póki co jest to dla mnie eksperyment i nie wiem jak finalnie będą wyglądały, ale na dzień dzisiejszy filtrów jest sześć:

• Ważne, zawierający zadania oznaczone priorytetem (jakimkolwiek)
• Pilne, czyli zadania, których termin wykonania mija najpóźniej za osiem godzin.
• Rano to zadania, których wykonanie zaplanowałem na następny poranek
• Dzień to zadania planowane na kolejny dzień (pomiędzy 10 a 14 mniej więcej)
• Wieczór to zadania planowane do wykonania na „po pracy”, czyli w okolicach 18 – 20.
• Noc, to zadania późnowieczorne, które chcę zrealizować przed snem.

Tagi

• blog – grupuje zadania związane z blogowaniem i tą stroną
• cykliczne – to zadania z ustawionym powtarzaniem
• delegowane – dość czytelne, wszystko, czego nie będę robił sam, a o czym muszę pamiętać
• komunikacja – dotyczy zarówno telefonów, e-maili jak i komunikatorów,
• odłożone – zadania, których nie chcę lub nie mogę wykonać, ale chciałbym o nich pamiętać
• zlecenie – pozwala odróżnić artykuły blogowe od pisanych na zewnątrz

Dlaczego taki sposób organizacji?

Próbowałem różnych narzędzi (Todoist, Trello, Asana, Notatnik, MS Teams, MS Project, OneNote, Excel, w zasadzie chyba wszystko) i różnych sposobów dzielenia zadań. Przerobiłem bardzo minimalistyczne listy, zawierające niewiele zadań i bardzo rozbudowane systemy, gdzie całkowita ilość zadań sięgała tysięcy. Doszedłem do momentu, w którym potrzebowałem listy zadań, żeby pamiętać o organizacji listy zadań. Wtedy, dopiero wtedy, stwierdziłem, że to jednak trochę za dużo i zrobiłem krok wstecz. Aktualny podział jest dla mnie optymalny z kilku powodów.

Podział na trzy obszary: osobisty, kreatywny i zawodowy pozwala mi mniej więcej zorientować się, gdzie szukać danego projektu. W godzinach, w których jestem w biurze (albo domowym biurze, ogólnie w pracy) korzystam głównie z tych czterech list (plus skrzynka odbiorcza). Po pracy – to są głównie zadania z obszaru kreatywne, więc projekty realizowane „po godzinach”. Chociaż jeśli zawodowo robię coś kreatywnego, to także trafia tutaj. Takie podejście pozwala mi połączyć zarządzanie czasem (sobą w czasie) z zarządzaniem swoją energią. Zadania zapisane w listach kreatywnych nie mają najczęściej terminu wykonania – sięgam do nich, gdy poziom mojej energii pozwala realizować coś twórczego, dlatego projekty te zostały wydzielone do odrębnej kategorii, chociaż równie dobrze mogłyby zostać wrzucone do kategorii osobistej lub zawodowej. Zadania z list osobistych to zadania, które realizuję w zasadzie cały dzień, przy czym nie trafiają tam drobiazgi typu zakupy spożywcze od tego jest lista Przypomnienia. Na listy osobiste wrzucam rzeczy, o kto®ich chciałbym pamiętać, które związane są z przerwami od pracy, relaksem czy utrzymaniem odpowiedniej higieny psychicznej. Tego nie odkłada się na „po godzinach” to realizuje się na bieżąco.

Pięć list nie znajdujących się w żadnej kategorii to listy ogólne, które są albo przejściowe (Skrzynka odbiorcza, Pomysły) albo zawierają zadania tymczasowe (Przypomnienia). Specjalne miejsce ma lista Ulubione, która ma poprawiać mi humor oraz lista Administracja, która pomaga zadbać o podstawowe potrzeby.

Tagi są dość jednoznacznie opisane powyżej oraz czytelne, na szczególną uwagę zasługuje jednak ten oznaczony jako komunikacja. Wszelkie aktywności związane z kontaktem z drugim człowiekiem wymagają ode mnie pewnego określonego poziomu energii oraz samopoczucia, ale wiem także, że później będę tej energii miał mniej a samopoczucie także się zmieni (na gorsze, na lepsze, zależy). Dlatego też świadomie decyduję, kiedy biorę się za wykonanie tych zadań, najczęściej nie mają też określonego terminu. Mogą być związane z każdym z obszarów, dlatego wybrałem tag, a nie listę zadań (chociaż tego też próbowałem i nie działało).

Ustalanie filtrów jest na etapie mocnego eksperymentu, bo nie jestem przekonany, czego od nich oczekuję i w jaki sposób mogłyby mi pomóc. Póki co filtruję zadania, które mają ustawiony jakiś priorytet, czyli są odrobinę bardziej ważne niż pozostałe oraz te, które są pilne, czyli ich termin wykonania jest za najbliższe osiem godzin. Kolejne cztery filtry służą do oceny ile zadań zaplanowałem na każdą porę dnia i pozwalają mi zarządzać moją energią. Dodatkową korzyścią jest ich sprytne wykorzystanie do ustalania terminu wykonania zadania (przeciągnij i upuść z dowolnej listy na filtr, polecam).

Notatki

Podział wygląda bardzo analogicznie do podziału list zadań, co sprowadza się do wydzielenia trzech obszarów i jednego folderu specjalnego.

Foldery notatek

• Notatki – są jedynym folderem specjalnym, który stanowi skrzynkę odbiorczą, tutaj trafia wszystko nowe, każda notatka i informacja warta zapamiętania.
• Osobiste – baza danych na temat wszystkiego co mnie dotyczy personalnie.
  • Refleksje – to miejsca gdzie wrzucam moje przemyślenia na temat tego, co się wydarza wokół mnie. To nie jest dziennik.
  • Rozrywka – etykiety produktów, które mi smakowały, skany biletów do kina albo linki do ciekawych filmów, które chciałbym obejrzeć.
  • Inspiracje – najczęściej cytaty, staram się nie przesadzać z ilością rzeczy, które tutaj wrzucam.
  • Instrukcje – zarówno do urządzeń, z których korzystam, żeby nie szukać instrukcji obsługi pralki, ale także ułatwiające życie drobiazgi znalezione w internecie albo przydatne komendy terminala
• Kreatywne – zawiera wszystkie pomysły oraz materiały wykorzystywane w pracy kreatywnej.
  • Artykuły – tutaj rozpoczynają swoje życie wszystkie pisane przeze mnie krótsze formy
  • Grafika – szkice odręczne, inspiracje znalezione w sieci albo zdjęcia, które chcę wykorzystać później.
  • Literatura – książki, nad którymi pracuję i które kiedyś wypracuję.
  • Typografia – interesuję się tym niezdrowo, dlatego osobny folder w notatkach. To oznacza, że coś jest dla mnie naprawdę ważne.
• Zawodowe – kategoria grupująca materiały wykorzystywane przeze mnie w pracy zawodowej.
  • Spotkania – notatki ze spotkań, wszystkich, na których coś notuję.
  • Narzędzia – wykorzystywane przeze mnie lub korporację, ewentualnie także instrukcje obsługi niektórych narzędzi
  • Projekty – materiały potrzebne do projektów inżynieryjnych.
  • Oferty – przydatne i podręczne materiały wykorzystywane podczas procesu ofertowania.

Tagi

Nie jestem nadal przekonany do wykorzystania tagów w notatkach, ale staram się znaleźć dla nich zastosowania, bo bywają przydatne, jako dodatkowy sposób katalogowania. Póki co moja kolekcja tagów wygląda tak:

• analiza – mój sposób myślenia na temat jakiegoś zagadnienia
• blog – wszystko co związane z tym blogiem
• metodyka – opis metody, najczęściej używany do pracy kreatywnej albo zawodowej
• procedura – algorytm wykonywania rzeczy, wszystkich, dosłownie
• szablon – grupują te notatki, które stanowią punkt wyjścia dla innych a są umieszczone w różnych katalogach
• zadanie – oznaczam w ten sposób notatki, z którymi planuję coś zrobić
• zakupy – wszystko co chcę kupić, prywatnie, zawodowo, kreatywnie
• zarys – początek tworzenia czegoś, co docelowo wyląduje w innym narzędziu, to może być rysunek, może być szkic tekstu
• zdrowie – zarówno psychiczne jak i fizyczne, oznaczam tak albo moje przemyślenia, albo materiały znalezione w sieci i zapisane do dalszego przetworzenia
• zlecenie – notatki do zadań, które robię na czyjeś zlecenie, ale niekoniecznie w ramach pracy zawodowej
• źródło – materiały źródłowe znalezione w internecie, otrzymane mailem, wszystko, co jest podstawą do innych rzeczy

Kalendarz

Podobnie jak listy zadań, kalendarze także dzielę na główne obszary:

• Osobisty – zawierający wszystkie spotkania nie związane z pracą.
• Zawodowy – spotkania wewnętrzne, spotkania z klientami, koordynację, narady, wszystko co dzieje się „w biurze” albo dotyczy biznesu.
• Kreatywny – służy alokacji czasu na zadania twórcze, są to wygospodarowane bloki czasu z dedykacją na tworzenie.
• Wydarzenia – zawierający wszystko, co nie jest spotkaniem, więc koncerty, konferencje, webinary albo prezentacje publiczne.
• Administracja – ogarnianie rzeczywistości mojej i wokół mnie, urlopy, dni wolne od pracy albo wydarzenia całodniowe o których muszę pamiętać.

Plus dodatkowo trzy kalendarze tworzone przez system:

• Urodziny, tworzony na podstawie informacji z książki adresowej.
• Sugestie Siri, gdzie sztuczna inteligencja próbuje (z marnym skutkiem) wyłapywać wszystko co warto umieścić w kalendarzu.
• Święta w Polsce, bo stratą czasu jest dodawanie ręcznie czegoś, co można subskrybować automatycznie.

Próbowałem kiedyś zarządzania zadaniami w oparciu o kalendarz, czyli blokowania czasu, ale w moim przypadku to nie działa. Zostawiłem sobie jednak z tej metodologii jedną rzecz – łatwiej jest mi wygospodarować chwilę na pisanie chociażby tego tekstu, gdy ten czas jest zarezerwowany. Stąd pojawił się kalendarz nazwany Kreatywny i zawierający właśnie te moje spotkania z moją wyobraźnią. Póki co – działa.

Wykorzystywanie jednego narzędzia, które zawiera kalendarze z trzech obszarów (życie osobiste, zawodowe i projekty kreatywne) bierze się z mojego głębokiego przekonania, że życie jest jedno i należy je tak rozpatrywać. Wszystko, co dzieje się w pracy, wpływa na życie osobiste, to co dzieje się w domu, ma swoje następstwa w pracy. Wydzielenie spotkań zawodowych do osobnego widoku sprawia, że ciężko jest mi zarządzać poziomem energii i nie pozwala dostrzec większego obrazka. Niemniej, utrzymanie tych spotkań w oddzielnym kalendarzu pozwala w miarę potrzeby ukrywać ich widoczność, albo przynajmniej – wyróżniać kolorem.

Poczta elektroniczna

Czarna dziura, w którą wszystko wpada i z której wszystko wypada. Tutaj, jako, że firma w której pracuję jest korporacją i wymaga wykorzystania firmowego sprzętu do obsługi poczty oraz komunikatorów (i całej grupy innych systemów), wykorzystuję Outlooka w bardzo podstawowym widoku na zmianę z interfejsem webowym. Jeszcze się nie zdecydowałem, przy czym pozostać, chociaż skłaniam się do wersji webowej, ze względu na moją ogromną niechęć do rozbudowanych narzędzi. Stacjonarny Outlook jest tak wielkim kombajnem, w którym można nawet redagować pisma i tworzyć arkusze kalkulacyjne (w końcu to część pakietu), że przeszkadza w sprawnym zarządzaniu wiadomościami. Uważam, że każdy klient pocztowy potrzebuje trzech przycisków:

• Archiwizuj, do zadań wykonanych i delegowanych.
• Usuń, do zadań odrzuconych.
• Odpowiedz, żeby dać znać jak wygląda status.

Przycisk „Odpowiedz wszystkim” powinien zostać zdelegalizowany, podobnie jak przycisk „Prześlij dalej”, który z jakiegoś powodu stał się wygodnym zamiennikiem rozmowy ze specjalistami z zespołu.

Staram się procesować skrzynkę odbiorczą dwa, góra trzy razy dziennie, i natychmiast podejmować decyzję co robię z daną wiadomością – usuwam, deleguję czy robię. Jeśli usuwam – sprawa jest prosta, jest dedykowany klawisz. Delegowanie i archiwizacja wygląda podobnie – oznaczam wiadomość jako przeczytaną i przenoszę na listę zadań, albo z tagiem „delegowane” albo bez. Wiadomość otagowana jest tylko informacją dla mnie, że ktoś coś dla mnie robi, najczęściej jednak nie muszę z nią nic więcej robić osobiście. Kiedyś archiwizowałem wiadomość po przeniesieniu na listę zadań, ale teraz nawet takiego trudu sobie nie zadaję. Wystarczy mi świadomość, że przeczytana to załatwiona i nie ma możliwości, żebym wiadomość przeczytał i zostawił na później. Nie wracam do tej samej wiadomości dwa razy. Nie widzę więc powodu archiwizować. A jeśli chcę do czegoś wrócić za pół roku, to wyszukiwarka działa zdecydowanie lepiej. Jedynie raz w roku – na koniec grudnia – zbiorczo archiwizuję wszystkie wiadomości, żeby zrobić miejsce w skrzynce i głowie na nowy roku. Podobnie robię z wiadomościami wysłanymi. Nie grupuję ich jednak w żaden sposób, tylko wrzucam do dwóch folderów:

• Archiwum – Odebrane
• Archiwum – WysłaneDzięki takiemu podejściu ilość energii wkładana przeze mnie w obsługę poczty elektronicznej jest minimalna.

Komunikatory

Komunikatory są takim samym złem jak poczta elektroniczna. W pracy korzystam z MS Teams, który jest programem napisanym absolutnie źle. W przeglądarce potrafi zawiesić cały proces (w przeglądarce Edge, żeby nie było), jako aplikacja samodzielna jest… także przeglądarką, bo to aplikacja electronowa. Nawet na Macu z procesorem M1 potrafi doprowadzić cały system do nieużywalności. Dlatego staram się tam zaglądać jak najrzadziej i najczęściej trzymam ją wyłączoną, odbierając powiadomienia na telefonie (służbowym). W przypadku konieczności podłączenia się do spotkania, albo dłuższej dyskusji na czacie (bardzo rzadko) uruchamiam pełną wersję stacjonarną.

Komunikatory miały rozwiązać problem, który stworzyły wiadomości e-mail ale nie dość, że tego nie zrobiły, to stworzyły nowy i jeszcze większy problem – potrzebę bycia online i odpowiadania natychmiast. W rezultacie współpracownicy, którzy kiedyś wysłali by maila i zaczekali na odpowiedź zaczęli natarczywie pisać na czacie oczekując odpowiedzi teraz. To tak nie działa i nie warto na to pozwalać. Lepiej potraktować czat podobnie jak maila, sprawdzając wiadomości dwa, może trzy razy dziennie. Jeśli ktoś ma naprawdę bardzo niecierpiącą zwłoki sprawę – zadzwoni, albo przyjdzie, jeśli pracuje w tym samym biurze. ²

Podsumowanie

Starałem się opisać wszystko, z czego korzystam do zarządzania zadaniami i sobą w czasie. Oczywiście, powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich narzędzi, z których korzystam. Napiszę tekst dedykowany tym narzędziom – zarówno sprzętowym jak i programowym, bo kilka ciekawych i mniej znanych pozycji także się tam pojawi. Kilka wybranych programów opiszę także w dedykowanych tekstach, chociaż nie wiem jeszcze które. Liczę na to, że ktoś z czytających te słowa mi pomoże w podjęciu decyzji i krótkim mailem da znać, co chciałaby – chciałby tutaj przeczytać. Mógłbym pisać także o organizacji plików, tagach Findera, moim workflow i pewnie to zrobię, ale ten tekst już ma ponad 20 tysięcy znaków i mogę jedynie pogratulować cierpliwości tym, którzy tu dotarli.